Журнал «Аптечный аудит» —

первое специализированное издание для руководителей

и бухгалтеров предприятий фармацевтической отрасли.

Оптимизация ассортимента: сокращение неликвидных остатков в аптеках

Павел ЛИСОВСКИЙ, к.э.н.
Член РАФМ, Консультант по построению систем управления в аптеках.

 

Одним из вопросов при формировании ассортимента в аптеках является сложность определения оптимальной широты ассортимента. При недостаточном количестве наименований существует риск потери клиентов, а в обратном случае, велика вероятность возникновения неоправданных товарных запасов. В большинстве аптек эту дилемму решают в пользу увеличения товарных запасов.

Чаще всего в аптеках не применяются никакие способы для сокращения остатков. Потому что трудно назвать эффективным «способом» метод, когда из зарплаты сотрудников аптеки вычитаются деньги за непроданный просроченный товар. Даже не касаясь мотивационной составляющей такого подхода можно говорить об его отрицательной эффективности. Ведь если товар пролежал в аптеке весь свой срок годности и после этого был выкуплен сотрудниками, то он не только не обеспечил аптеке никакой прибыли, но и принёс убытки. Эта позиция уже полностью «съела» свою прибыль.

В этой статье представлен авторский метод, позволяющий вовремя определять и выводить из ассортимента неликвидные позиции*. Суть данного метода заключается в разбивке «зависших» позиций по трём категориям в зависимости от того, сколько дней они находятся в аптеке: более 90, но менее 180; более 180, но менее 360; более 360 дней. В зависимости от того к какой группе относится товар предпринимаются соответствующие управленческие действия. Общий смысл заключается в том, чтобы эти списки были известны руководителю аптеки (аптечной сети), заведующему аптекой, фармацевтам. Количество позиций в этих списках влияет на финансовую мотивационную составляющую как заведующих аптеками, так и фармацевтов. Также по этим товарам выставляется план продаж (точнее будет сказать «планы сокращения остатков») и осуществляется еженедельный контроль динамики сокращения остатков, для чего необходимо внедрять систему отчётности заведующих по «зависшим» позициям.

Этот метод доказал свою эффективность в различных аптечных сетях России.

Метод 90-180-360

Состоит из трех этапов:

1. Определение текущей ситуации; определение количества непродаваемых товаров;

2. Запуск процедуры сокращения неликвидных остатков в аптеках;

3. Внедрение механизма препятствующего затовариванию аптеки.

Определение текущей ситуации

Прежде всего, необходимо определить неликвидные товарные позиции. Для этого в каждой аптеке аптечной сети следует составить три списка:

1. товары находящиеся в аптеке без продажи более 90, но менее 180 дней;

2. товары непродающиеся более 180, но менее 360 дней;

3. товары без продажи более 360 дней.

Для каждого списка необходимо определить:

· общее количество входящих в него товаров;

· количество ассортиментных наименований;

· сумму замороженных денежных средств.

Целесообразно, чтобы такие списки были составлены в каждой аптеке именно заведующими аптеками, а не выполнялись автоматически в офисе. Привлечение заведующих к выполнению этого поручения необходимо для обеспечения их большей вовлеченности в процесс сокращения неликвидных остатков, а также для акцентирования их внимания на результатах работы по формированию ассортимента (если планирование ассортимента и заказ осуществляется в аптеках).

После определения текущей ситуации в аптеках следует переходить к процедуре сокращения неликвидных остатков.

Сокращение неликвидных остатков

Необходимо поручить заведующим выполнить следующие действия:

· написать для каждой позиции, находящейся в аптеке более 180 дней нозологию при которой её можно рекомендовать, а также указать сигнальную позицию или препарат аналог (чтобы с него переключить покупателя на зависшую позицию).

· распечатать списки 90-180-360. В конце каждого списка указать сумму замороженных денежных средств. Желательно распечатывать эти списки на бумаге разных цветов. Например, 90-180 голубой, 180-360 ярко-синий (строгость и дисциплина), более 360 оранжевый-красный (цвет повышенного внимания). Использование различных цветов списков позволяет эффективнее управлять вниманием сотрудников;

· донести информацию о неликвидных товаров до фармацевтов; для этого:

- ознакомить фармацевтов со списками 90-180-360;

- проконтролировать знание ими позиций, находящихся в списках (имеется в виду то, что фармацевт должен достаточно уверенно представлять какие товары входят в списки, учить их наизусть, разумеется, не нужно);

- списки повесить в аптеке и положить рядом с рабочим местом фармацевта.

· поручить фармацевтам собрать товары, находящиеся в аптеке более 180 и более 360 дней, в отдельные коробки и поместить их рядом с рабочим местом фармацевта. На коробках написать соответственно 180-360, более 360 (также можно наклеить на коробку (или поместить внутрь коробки) соответствующий список).

· чтобы заведующему аптекой оперативно контролировать работу фармацевтов по сокращению количества неликвидного товара следует поручить фармацевтам вычеркивать наименование неликвидного товара из соответствующего списка после его продажи, при этом фармацевту следует рядом указать свою фамилию; в конце недели заведующему будет легко определить лучшего фармацевта по продажам «зависшего» товар.

Руководству аптечной сети необходимо контролировать выполнение всех этих действий в аптеках. Для этого заведующим необходимо раз в неделю раз в неделю (например, в пятницу до 17.00) высылать в офис отчет о динамике продаж по этим спискам с указанием проданных позиций, оставшегося количества и фармацевтов, которые лучше всех в аптеке продавали залежавшейся товар. После этого отчёта заведующая вешает новый уменьшенный список (или увеличившийся, за счёт того, что в этот список попали новые позиции).

После того как во всех аптеках составят списки 90-180-360, их необходимо объединить. Общий файл зависших позиций будет находиться в общем доступе для заведующих, чтобы они могли не заказывать препарат, а взять у другой аптеки. Кроме того, это позволит определить «мёртвые» позиции по всей аптечной сети, от которых нужно избавиться и никогда больше не заказывать. Ключевым требованием является ограничение заказа товаров, которые не продавались более трёх месяцев и запрет на заказ позиций (кроме товара «под заказ» для клиента) которые не продавались в аптеках более 180 дней.

Кстати, не поленитесь, проверьте, случается ли так, что ваши сотрудники заказывают дополнительные количества товара, который итак не продаётся уже более 90 дней. Вы удивитесь тому, как часто это происходит!

Внедрение механизма препятствующего затовариванию аптек

На начальном этапе внедрения метода 90-180-360 необходимо выставлять планы продаж по этим товарам (точнее будет сказать «планы сокращения остатков») и осуществлять еженедельный контроль динамики сокращения остатков.

Руководству аптечной сети необходимо определить оптимальное значение показателя затоваривания аптеки, которые рассчитывается как отношение количества неликвидных товаров в аптеке к товарообороту. Таких позиций в ассортименте аптеке должно быть 3-7% от товарооборота. Если их менее 3%, то это говорит о том, что не используется весь потенциал ассортимента, т.е. ассортимент можно и нужно расширять. Наличие в аптеке более 7% "зависших" товаров свидетельствует о недостатках планирования при формировании ассортимента и недостаточно активной работой фармацевтов по сокращению зависших товарных запасов.

Общая закономерность следующая, чем больше у аптеки товарооборот, количество чеков, тем больший процент по непродаваемым позициям допустим, чем меньше товарооборот, тем меньшее значение должен принимать этот показатель.

Высокий товарооборот аптекам в большинстве случаев обеспечивает поток покупателей, а чем больше покупателей, тем более широкий у них спектр запросов по ассортименту, это обуславливает необходимость держать в таких аптеках более широкий ассортимент, а это, в свою очередь, приводит к появлению большего процента непродаваемых товаров. Для аптек с низким товарооборотом справедлива обратная зависимость.

Важно также ввести ответственность заведующего за затоваривание аптеки, для этого следует привязать значение показателя затоваривания аптеки к системе оплаты труда; в случае превышения оптимального значения (или невыполнения плана по сокращению остатков (на начальном этапе)) следует уменьшение премиальной части заработной платы заведующей.

Важным элементом является контролирование офисом выполнения всех перечисленных в статье действий. Одним из эффективных способов контроля является построение системы отчетности***. Например, отчетность заведующих аптеками перед офисом по неликвидным позициям может быть следующей:

1. Раз в две недели выслать в офис списки 90-180-360, заполненные по описанной выше форме;

2. Раз в неделю выслать отчет по следующей форме: в листе-отчете указывается количество позиций и их общая стоимость в розничных ценах по каждому списку. Заполняя эту таблицу заведующая и офис будут видеть динамику сокращения остатков.

08.11.2011

   

Время в аптеке

Количество позиций

В грн.

Более 90 дней

321

12 250,00 грн.

Более 180 дней

150

6 500,00 грн.

Более 360 дней

212

4 500,00 грн.

Всего:

683

23250,00 грн.

Лучший фармацевт недели по продажи зависших позиций:

Иванова Марья Ивановна 30 позиций/неделю

 

 

Выводы и выгоды

Помимо основной функции – сокращения неликвидных остатков, метод 90-180-360 – это также очень хороший способ контроля эффективности работы заведующего аптекой. Он показывает все его компетенции:

· умение работать с ассортиментом и ценообразованием (если формирование ассортимента и ценообразование осуществляется на уровне аптеки);

· умение работать с персоналом (выполняют ли фармацевты поручения заведующего аптекой);

· умение четко выполнять распоряжения руководства аптечной сети (дисциплина);

· умение исправлять свои ошибки.

 

* В данной статье под неликвидными позициями понимаются товары, находящиеся в аптеках более 90 дней.

 

*** более подробное о построении системы отчетности рассказано в статье Лисовского П. «Система отчетности как эффективный инструмент управления» // www.LisovskiyP.com

Реклама:

Книжный магазин: